1.- ¿QUÉ SIGNIFICA OUTSOURCING?
Se denomina externalización (u outsourcing, en terminología anglosajona) a la decisión estratégica por la cual una empresa transfiere procesos de su cadena de valor que no representan el centro de su negocio a un proveedor eficiente. En este proceso se establece una relación estable y duradera con el proveedor, integrando sus actividades en el modelo de negocio de la empresa.

2.- ¿QUÉ MOTIVA LA EXTERNALIZACIÓN DE UN SERVICIO?
La decisión de externalizar está motivada por distintos motivos:
1. Mantener el ritmo de innovación tecnológica: El proveedor dispone de la capacidad tecnológica y los conocimientos de mercado necesarios para garantizar la adecuación y la eficacia de la explotación de los sistemas que se externalizan. Esta transferencia permite, además, gestionar el riesgo de obsolescencia tecnológica, al apoyarse en el proveedor.
2. Ganar flexibilidad y rapidez de despliegue: Permite a la empresa acceder a expertos que, en otras condiciones, no podría contratar o formar. Se gana en flexibilidad para lograr una rápida adaptación a las necesidades cambiantes de la industria y se reduce la dependencia tecnológica de los recursos propios, acelerando el ritmo de evolución.
3. Optimizar el control de costes: Se adaptan los recursos de la empresas (humanos, equipamiento) a las necesidades de cada momento. Se aprovechan las economías de escala de proveedor así como sus condiciones preferentes a la hora de comprar equipamiento. Financieramente se transforman unos costes fijos en variables, teniendo un gasto anual previsible frente a unas inversiones y costes recurrentes.
4. Focalización en las actividades núcleo del negocio: Los responsables tecnológicos de la empresa pasan a desarrollar actividades de control y estratégicas utilizando la tecnología como un recurso del negocio.
5. Mejora de la calidad del servicio: Aprovechando las capacidades del proveedor se garantiza la calidad de la explotación de sistemas y aplicaciones. Estas garantías se reflejan contractualmente a través de un acuerdo de nivel de servicio (SLA). Al mantener un acuerdo global se tiene un único contrato, interlocutor y conjunto de procedimientos, que posibilitan su cumplimiento y control.
Aunque la tendencia hacia la externalización va en aumento, no se debe solamente a la necesidad de reducir costes. La razón fundamental, según las empresas que ya están desarrollando este modelo, es la posibilidad de acceder a expertos en Nuevas Tecnologías y reducir el tiempo que se tarda en llegar al mercado. Además de la optimización de los costes, la focalización en el núcleo del negocio también representa un motivo relevante a la hora de optar por esta alternativa.

3.-¿Cuales son los costes asociados a la externalización?
En el capítulo de los costes evaluados a la hora de externalizar, caben destacar cuatro tipos:
· Directos: Fáciles de identificar, se tiende a considerar el total de los costes.
· Indirectos: Difíciles de cuantificar, al tratarse de actividades no nucleares de la empresa.
· Ocultos: Normalmente no son tenidos en cuenta al ser desconocidos (por ejemplo, tiempo de los ejecutivos en actividades no relacionadas con el núcleo del negocio).
· Nuevos ahorros: El disponer de una calidad de servicio comprometida puede mejorar determinados procesos de negocio, obteniendo nuevos ahorros.
Para lograr estos ahorros es, por tanto, imprescindible conocer y controlar el proceso que se quiere externalizar, con el fin de especificar clara, concreta y detalladamente las tareas a realizar, los mecanismos de control y las métricas utilizadas. Este conocimiento es el que permitirá obtener un servicio con la calidad requerida, de forma que cumpla los objetivos del negocio. El intentar una externalización de una parte del negocio o un proceso que no se conozca claramente a priori puede llevar fácilmente a un resultado no deseado. Los acuerdos alcanzados con el proveedor no deben ser estáticos e inflexibles, sino todo lo contrario. Han de contemplar el tratamiento de contingencias, el crecimiento y los procedimientos para su modificación, con el fin de mantener una relación flexible que evolucione con el tiempo y las necesidades del negocio.

4.- Cuales son las fases de un proceso de externalización?:
Un proceso de externalización se puede dividir en varias fases:
· Oferta: De tres a seis meses en los que se llega a un acuerdo de externalización con el proveedor.
· Due diligence: Dos meses en los que se hace una valoración definitiva del equipamiento, procesos y recursos humanos de la empresa que van a ser externalizados. Se procede a la firma del contrato. Esta fase (así como la siguiente) se debe llevar a cabo por un equipo de trabajo mixto entre la empresa y el proveedor.
· Toma de control: de uno a tres meses en los que se van transfiriendo gradualmente los procesos, sistemas y recursos humanos. Se determinan los SLAs definitivos y se adquiere el conocimiento pleno de los sistemas, empezando la implantación de las herramientas de control del proveedor para su explotación eficaz.
· Operación: Proceso de explotación durante el cual se va realizando un seguimiento de los SLAs, y se aborda una reingeniería de procesos y servicios, migrando éstos últimos a los utilizados por el proveedor, con el fin de mejorar la calidad y la eficiencia operativa de los mismos.
· Salida: De uno a tres meses en los que se revierte el control del equipamiento y los servicios a la empresa. Los procedimientos para llevar a cabo esta fase deben quedar cubiertos desde el principio, con el objetivo de mantener la flexibilidad de cambiar de proveedor si el resultado del proceso no es el esperado.

Ventajas de externalizar:

Las ventajas de externalizar ciertas funciones de la organización se resumen en:
.- Ahorro de costes.
.- Transforma costes fijos a variables.
.- Transforma inversiones en gastos, desapareciendo los activos.
.- Genera economías de escala aportando valor añadido a las diversas fases de los procesos.
.- Permite a la organización concentrar todo su esfuerzo en el corazón de su negocio, eliminando esfuerzo en funciones no claves.
.- Aporta flexibilidad a la hora de adaptarse a los cambios de negocio, organizativos o funcionales, así como tecnológicos.

Hay quien observa en estos procesos una pérdida de control dentro de la organización. Sin embargo las ventajas son evidentes, la condición de partida es que se garantice el nivel de servicio que se lograba antes de la externalización de un proceso, se alcance al menos un reducción de un 20% de los costes y al tiempo se mejore la eficacia de los procesos. Todo se resume en una reingeniería de la manera de hacer negocio.